Советы по выбору конференц-зала


Если компания решила провести статусное мероприятие, симпозиум, тренинг, нужно задуматься, где его провести и как создать комфортные условия для бизнес-коммуникаций. Оптимальным решением станет аренда конференц-залов в Киеве. Ключевыми параметрами выбора зала называют местоположение, вместительность, наличие всей необходимой техники. Грамотный выбор площадки – залог успеха делового мероприятия.

Число участников и местоположение

Важно знать, сколько гостей приедет на мероприятие. Таким образом вы сразу отсеете чересчур большие и маленькие площадки. Выбор рабочего пространства в соответствии с числом посадочных мест – важная стадия. Когда конференция организовывается на условиях предварительной записи, узнать число участников будет нетрудно. Предусмотрев небольшое количество дополнительных мест, можно переходить к бронированию зала. Если планируете продавать билеты вплоть до старта мероприятия, важно уточнить, можно ли добавлять посадочные места или удалять лишние.

Определите дату конференции и предпочтения относительно размещения площадки. Расстановка мест зависит от типа мероприятия.

Важно, чтобы участники могли без труда добраться до места проведения тренинга, семинара. Если бизнес-событие планируетесь в будний день, не забывайте о возможных пробках в центре города и на самых важных транспортных развязках. Оцените, смогут ли гости добраться до выбранного места на общественном транспорте и на собственном автомобиле. Сегодня популярна аренда конференц-зала в центре Киева, недалеко от станции метро.

Необходимое оборудование

Иногда организаторы ошибаются, выбрав красивый зал в центре города, но без полного комплекта необходимого технического оснащения.

Заранее определите, какое оборудование вам потребуется. Чаще всего это экран с большой диагональю или проектор, мультимедийная доска, микрофоны, много источников питания. В зале должен быть быстрый доступ к интернету через сеть Wi-Fi. Особенно это актуально, если планируетесь онлайн-трансляция или удаленное участие некоторых именитых гостей. Плохой интернет-сигнал может загубить самые интересные планы.

Список дополнительных приспособлений огромный. Убедитесь, что администрация локации готова на место предоставить все необходимое для подключения вашей аппаратуры.

Комфорт для длительного пребывания

Чтобы участникам мероприятия было удобно находиться в помещении, при аренде конференц-залов Киев нужно уточнить такие детали:

  • ● Санузлы. Там должно быть чисто и опрятно. Убедитесь, что в туалете есть все необходимые средства гигиены и освещение. Зеркала должны быть чистыми.
  • ● Место для проведения кофе-брейков или полноценных перекусов. Оно должно быть просторным и комфортным. Приветствуется наличие столов, диванов и пуфов, чтобы люди могли расслабиться.
  • ● В зимние месяцы гости не должны мерзнуть, а летом – изнывать от жары. Узнайте, есть ли кондиционеры или обогреватели, которые можно включить, чтобы улучшить микроклимат.
  • Не лишним будет поинтересоваться наличием паркинга неподалеку от места проведения.

Осмотр помещения

Если вы выбрали площадку через Интернет, стоит приехать туда и воочию убедиться, что она вам полностью подходит. Обращайте внимание на такие нюансы:

  • ● Радиомикрофоны. Это залог мобильности на конференции. В некоторых точках волны могут не работать – проверьте устройства по всей площадке.
  • ● В целом протестируйте технику – от проектора до пульта кондиционера и выключателя света.
  • ● Планируете демонстрировать материалы на экране? Убедитесь в том, что можно закрыть жалюзи или шторы, иначе в дневные часы ничего не будет видно.
  • ● Допускается ли размещение баннеров и других рекламных конструкций. Некоторые арендодатели запрещают развешивать на стенах плакаты и другие материалы.
  • ● Можно ли обеспечить доступ в помещение за несколько часов до проведения конференции. Так важно все правильно подготовить. Не хочется упасть в грязь лицом из-за того, что подготовка была скомканной.
  • ● Какое оснащение вам готовы передать бесплатно, а за что придется доплатить. Некоторые владельцы залов изымают дополнительную плату за использование проектора или мультимедийной доски.

Индивидуально оговаривается возможность проведения кофе-брейков, а также допустимый уровень шума в помещении.

Тонкости организации кейтеринга

Во время перерывов важно накормить гостей вкусной и полезной едой. Любой заказчик может воспользоваться услугой выездного питания – кейтеринга, наняв дополнительный обслуживающий персонал и определившись с меня. При выборе формата кейтеринга необходимо учитывать цели мероприятия, число приглашенных, бюджет. Возможные варианты:

  • ● Фуршет. Подходит для мероприятий, где важно общение в неформальной обстановке. Гости не сидят за столом, а свободно передвигаются и налаживают связи. Оптимальные виды угощений – канапе, рулеты и др.
  • ● Банкет. Гости сидят за столами, а официанты разносят блюда в определенной последовательности.
  • ● Кофе-брейк. Непродолжительные перерывы между частями делового мероприятия. Можно подавать легкие закуски, горячие и холодные напитки.
  • ● Шведский стол. Хороший вариант, если нужно накормить большое количество гостей. Блюда расставляют на столах, участники мероприятия сами выбирают, что им по вкусу. В отличие от фуршета, не все блюда можно оформлять порционно. Формат предполагает установку столов со свободной рассадкой и использование столовых приборов.

У каждого вариант приема пищи своя стоимость. Перед тем, как организовывать перекус, определитесь с бюджетом.

Если в конференции или тренинге участвует большое количество людей, их можно разделить на несколько групп для приема пищи. Это позволит избежать значительного скопления людей возле столов.

При обращении в надежную компанию, предлагающую услуги аренды конференц-зала, необходимое оборудование, обслуживание, кейтеринг, можно не сомневаться, что запланированное деловое мероприятие пройдет с оглушительным успехом.